Este artículo se publica en español e inglés. (Actualizado el 06 de abril de 2021)

1. DIGITALIZACIÓN Y CAMBIOS EN EL MERCADO LABORAL.

Desde hace varias décadas el mundo está digitalizando todo y viendo cómo afecta la adopción de tecnologías al mundo laboral. La lista de las profesiones más demandadas la llevan liderando durante años profesiones como todo tipo de ingenieros y desarrolladores de software, especialistas en Inteligencia Artificial y ciberseguridad, ingenieros de robótica, analistas de datos etc. Las universidades tradicionales y los nuevos modelos de educación producen más y más especialistas en estas áreas, pero el mercado requiere aún más.

Pero aún más profunda es la necesidad de tener profesionales con habilidades y actitudes que se educan durante generaciones. LinkedIn publica una lista de las habilidades que son clave para un buen candidato a cualquier trabajo todos los años, y año tras año siguen siendo aquellas que nos ayudan a relacionarnos con otras personas de forma efectiva: encajar en la cultura del colectivo, comunicación, colaboración, liderazgo.

Esas no son las asignaturas que se puedan enseñar fácilmente como leer y escribir. Pero ¿y el 2021? La habilidad que más veo aparecer en todas las descripciones de trabajo para los puestos de cierta responsabilidad es:

2. GESTIÓN DE EQUIPOS REMOTOS

Y muchos añaden que es necesario tener experiencia gestionando equipos remotos. ¿La tienes?

Y no es un requisito tonto, no. Es una habilidad muy importante hoy en día. Todos conocemos a directivos y líderes que hacen su trabajo perfectamente teniendo a todo su equipo en la oficina, con la posibilidad de sentarse al lado de cada uno y detectar y solucionar cualquier problema. ¿Pero serán capaces todos ellos hacer lo mismo sin estar en la misma oficina? ¿Podrán mantener a todos los empleados motivados, trabajando con la misma eficiencia sin tener al jefe ni a los compañeros al ladito?

No es tan obvio. El trabajo remoto es una experiencia nueva para muchos, empleados y directivos. Todos los problemas que había antes, trabajando desde las oficinas, no han desaparecido – barreras entre departamentos y falta de comunicación, sistemas tecnológicos no siempre bien integrados, información y conocimiento dispersos etc. Y se han añadido los nuevos: falta de información a tiempo, falta de contacto cara a cara, aislamiento social, distracciones caseras, tener que lidiar con los routers, WiFis y demás.

Sin embargo, se puede trabajar de forma muy eficiente en remoto e incluso incrementar tanto la eficiencia como la felicidad de todos los miembros de equipo. ¿Cómo lo sé? He gestionado mi equipo en remoto, con zonas horarias diferentes, antes de la pandemia. Os comparto mis trucos y mi experiencia. Y algún que otro episodio curioso también.

3. COMO GESTIONAR UN EQUIPO EN REMOTO

3.1. CONFIANZA

La base de llevar un equipo remoto es CONFIANZA. Plena confianza cien por cien. Sí, ya sé que es el 101 de liderazgo y gestión de equipos en general, pero conozco a muchos directivos que no confían en su gente para nada y los controlan de mil maneras – penalizando cada minuto de llegar tarde, instalando programas de control en sus ordenadores, hasta leyendo emails enviados desde las cuentas de trabajo. Es absurdo, humillante y contraproducente. Si no puedes confiar en que tu empleado hará su trabajo, despídelo. Pero les va mas o menos bien cuando están en el entorno que conocen que es la oficina. Ahora, cuando todo el mundo se ha ido a trabajar a sus domicilios, ¿cómo controlas a todos? ¿Cómo consigues que hagan su trabajo en vez de estar haciendo la compra online, viendo noticias o hablando con su madre en el horario laboral?

Confiando en las personas que trabajan contigo. Controla el resultado, no su tiempo. Y sí, he tenido personas muy jóvenes en mi equipo, y he confiado en ellas también. La clave es darles un plan claro, responsabilidad acorde a su nivel, herramientas, preparación y entrenamiento necesarios para cumplir el plan, y pleno soporte. Supone también estar siempre disponible para ayudarles en lo que sea.

Yéndome un poco a los motivos muy personales de por qué elijo confiar en mi gente con tanta facilidad, estoy muy agradecida a mis padres por esa actitud (sí, ese es el caso cuando se me inculcó el valor de la confianza desde la infancia). Mi madre siempre me decía: hija, es tu vida y tu responsabilidad. Y no controlaba si había hecho mis deberes del cole, ni tampoco se me pagaba por las buenas notas. Y no se me exigía estar en casa a ninguna hora concreta. Tu responsabilidad. Confío en ti. Punto.

Así, confiando en mi equipo, siempre he conseguido que se tomaran los planes y los objetivos en serio, incluso si no estaban de acuerdo con ellos en alguna ocasión. Y que los cumplieran.

3.2. COMUNICACIÓN

De la confianza sale la COMUNICACIÓN. Falta de comunicación es un problema de muchas empresas, trabajando en remoto o no. Los motivos son interminables. Los daños infinitos. ¡Hablando se entiende la gente! Hablando abiertamente, compartiendo información y conocimiento, aunque no se te pida. Pidiendo ayuda cuando la necesites, sin miedo. Diciendo que no estás de acuerdo o cuando ves que alguien se está equivocando. Eso es la cultura de la empresa. Hay que cuidarla muchísimo.

Sí, es más fácil hablar con la gente cuando estáis en el mismo sitio. Estando en la oficina, te acercas a las personas, te tomas un café, vais a comer juntos. Mucho más contacto, no se discute. Pero es posible mantener ese contacto a distancia también. La tecnología nos da todas las opciones. Un líder tiene que asumir que es su trabajo hablar con todos. Preguntar como van con el proyecto y si necesitan ayuda (¡no por controlar, sino por si hay que echarles una mano con lo que sea!), interesarse por el estado de salud y por la familia, comunicar sobre un cambio en otro departamento, felicitar por un avance con el hobby… Y sí, tomar esos cafés virtuales con la cámara puesta también. Comunicación humana, vamos. Como en la oficina.

3.3. FLEXIBILIDAD

Otro requisito para gestionar equipos en remoto es FLEXIBILIDAD. Esta estrechamente relacionada con la confianza y con la comunicación. Flexibilidad de horarios – porque confío en que lo harán, a la hora que les venga mejor. Flexibilidad de hablarme en cualquier momento – porque sé que su día empieza cuando ya estoy con la cena, y hay confianza para que me llamen a esa hora. Flexibilidad y confianza de que se establezcan reglas que son cómodas para todos, por ejemplo, no llamar a ciertas horas sino escribir un mensaje en el chat de Teams.

Aquí una anécdota. En una de las empresas donde he trabajado los viernes se ejercitaba la opción de trabajar desde casa. Y los empleados lo asumieron como su derecho. Para ellos era la flexibilidad que les daba la empresa. Pero tanto la confianza y la comunicación, como la flexibilidad, tienen que ser mutuas. Y me vi obligada a explicarles a mi equipo esa importancia de la reciprocidad, cuando los necesitaba algún que otro viernes en la oficina, y resistían, no querían ceder su “derecho”. Al final, la comunicación transparente y la confianza fueron clave para solucionar esta situación.

Y bueno, todo eso que recomiendan para el trabajo en remoto más eficiente – videoconferencias frecuentes, foco en los resultados y no en los procesos, planes y objetivos claros, horarios establecidos, ayudas psicológicas, reuniones presenciales periódicas… Cada uno se organiza como mejor le venga. Si te aseguras los tres requisitos clave – CONFIANZA, COMUNICACIÓN Y FLEXIBILIDAD – gestionarás tu equipo perfectamente. Remoto o no.

English version.

 

1.     DIGITALIZATION AND EMPLOYMENT MARKET

Since few decades ago, the world is digitalizing everything and watching technology adoption to affect employment market. From year to year, the list of professions most in demand is being dominated by professions like Engineers and Software Developers, experts in Artificial Intelligence and Cybersecurity, Robotics Engineers, Data Scientists etc. Both traditional universities and new educational models produce experts in these areas, but the market requires more.

However, even deeper need exists in having professionals with skills and attitudes that takes generations to teach. Every year LinkedIn publishes a list of skills that are key for a successful candidate to any position. And every year these are the skills that help us to effectively develop relationships with other people:  culture fit, communication, collaboration, leadership.

Source: own design based on LinkedIn studies.

These are not the subjects that can be easily taught like reading and writing. But what about the 2021? The skill that I see popping up in so many job descriptions of a certain responsibility level is:

REMOTE TEAM MANAGEMENT

And many of them specify that it is necessary to have experience managing remote teams. Do you have such experience?

It is not a dumb requirement, nope. It is a very important skill today. We all know managers and leaders who do their job perfectly having their entire teams in the office, with the possibility to sit near any of their employees, detect and solve any problem right there, face to face. But will they be able to do the same without being in the same physical space? Will they know how to keep all their employees motivated, working with the same efficiency without having their boss nor their teammates beside them?

Not that obvious, is it? Remote work is a new experience for many, both employees and managers. None of the problems that existed before, when working in an office, have disappeared – departmental silos and lack of communication, technological systems not always perfectly integrated, dispersed information and knowledge, etc. But new ones have appeared: lack of timely information, no face-to-face contact, social isolation, home distractions, need to fight with routers and WiFi’s and more.

2.     HOW TO MANAGE A TEAM REMOTELY

Nonetheless, it is possible to work remotely in a very efficient way and even increase happiness for all the team’s members. How do I know it? I’ve been managing my team remotely, in different time zones, before the pandemic. I am sharing my experience and some tricks with you. And maybe some curious episodes too.

2.1. TRUST

The basis for managing a remote team is TRUST. Full trust 100 per cent. Yep, I know it is the 101 of leadership and team management in general. But I’ve met managers who do not trust in their people at all and control them in oh so many ways – penalizing every minute they’re late to work, installing control programs on their computers, even reading emails sent from the corporate accounts. It’s absurd, humiliating and counterproductive. If you cannot trust your employees to do their job, fire them. Even though, this type of managers does more or less ok while they are in the known environment, the office. Now however, when everyone has left the office and gone to work to their homes, how can you keep the control? How do you get everyone continue doing their job instead of shopping online, watching news or talking to their family during working hours?

You need to trust people who work with you. Control the result, not their time. And yes, I’ve had very young people in my team, and I trusted them too. The key is to provide them with a clear plan, responsibility that matches their experience level, tools and training necessary to fulfill the plans, and full support. It also implies being always available to help them with anything.

Going a bit into my very personal motives that drive me towards the choice of trusting in my people so easily, I am very grateful to my parents for this attitude (yes, this is the case when the value of trust was instilled in the childhood). My mother always told me: daughter, it is your life and your responsibility. And didn’t control whether I did my homework, nor paid me for the good grades. And no one ever told me what time I should be back home. Your responsibility. I trust you. Period.

This way, trusting my team, I have always managed them to take the plans and objectives seriously, even when they did not agree with those on some occasions. And get things done.

2.2. COMMUNICATION

From the trust comes COMMUNICATION. Lack of communication is a problem for many organizations, remote work or not. The list of possible motives is endless. The damage is infinite. By talking is how we come to understand each other. By talking openly, sharing information and knowledge even when we are not asked to. By asking for help when you need it, with no fear. By disagreeing when you see someone being wrong. That is company culture. And it needs to be taken care of.

Yes, it is easier to talk to people when you are in the same place physically. In an office, you approach people, have coffee with them, you go to have lunch together. Lots of contact, no discussion here. But it is possible to maintain this contact on distance as well. Technology gives us all the options. A leader must admit that their job is to talk to everyone, ask how someone is doing with a project and whether they need any help. Not to control, but to see if it is necessary to give them a hand with anything. Ask your team members about their health, about their family, congratulate them about their hobby, inform them about changes in other departments. And of course, have all these virtual coffees with the camera on, too. Human communication, baby. Just like it was in the office.

2.3. FLEXIBILITY

Another requirement to manage people remotely is FLEXIBILITY. It is very closely related to trust and communication. Flexibility of working hours – because you trust they will do their job, at the time that’s best for them. Flexibility to talk to you at any moment – because you know that their day starts when you are already having dinner, but there is enough trust to call you at that time. Flexibility and trust to establish rules that are convenient to the entire team, for example, not to call in certain hours and write a message in Teams chat instead.

Little story about this. In one of the companies I worked at, everyone had an option to take one day a week for working from home and most people took Fridays. And they started perceiving it as they right. For them it was the flexibility that the company granted them. But just like trust and communication, flexibility must be two-ways. And I saw myself explaining to my team the importance of this reciprocity when I needed them some of the Fridays to be in the office, and they were opposed to it, they didn’t want to give up their “right”. Eventually, transparent communication and trust were key to solve that situation.

And well, there are all those recommendations for efficient remote work – frequent videoconferences, focus on results and not on processes, clear plans and goals, established working hours, psychological help, periodic on-site meetings… everyone gets organized in the way it’s best for them. If you ensure the tree key requirements – TRUST, COMMUNICATION AND FLEXIBILITY – you’re set to manage your team perfectly. Remotely or not.

FOTO: SUNSHINE PERSONALITIES – MISS JOAN HOWARD IS ONE OF THE YOUNG LADIES WHO ATTEND THE SWITCHBOARD AT HEAD OFFICE, SUNSHINE: `SUNSHINE REVIEW’: SEPT 1949

Museums Victoria. Images from Australia’s largest public museum organisation, who have been creating knowledge, entertaining visitors and building the State Collection since 1854.

museumsvictoria.com.au

Natalia Bochan

Natalia Bochan es una experta en estrategias globales de marketing y Go to Market con amplia experiencia en empresas y startups tecnológicas y una leader de equipos multiculturales. Es una apasionada de Experiencia de Cliente con visión estratégica de negocio, siempre enfocada en el crecimiento. Cuenta con experiencias profesionales tanto en B2C, como B2B, incluyendo el lado de agencia y el del negocio – FinTech, SaaS e Inteligencia Artificial entre ellos.