Digitalización

Sigue éstos 10 consejos y trabaja como un «máquina»

Representación gráfica del test de Touring
Trabaja como un máquina!

En las modernas oficinas, con grandes espacios abiertos, y mamparas para separar despachos,  existen demasiadas distracciones, y la pérdida de concentración, va en aumento en la última década. La popularización de las oficinas abiertas, las “praderas” no parece que ayude demasiado. Lo que nos muestran las películas americanas, con los trabajadores metidos en sus cubículos, es la norma y representa más del 70% del espacio de oficinas en U.S.A. y su adaptación en España, normalmente sin ese encubicamiento, genera grandes “praderas”. Los sitios de paso, unido al carácter expansivo Ibérico, hace que de vez en cuando, haya finales de jornada apoteósicos, con todo el mundo participando en conversaciones “globales” para desesperación de aquellos con trabajos por terminar.

Según el INE, el 91% de los trabajadores considera que tendría una mayor productividad en su casa, y fija el incremento de productividad por teletrabajo entre un 5% y un 25% con respecto al trabajo en presencial.

Vamos a suponer que en tu empresa se hacen las cosas como Taylor y Gantt mandan, y antes de mandarte a tu casa, han realizado un buen Manual de Teletrabajo, te han comunicado tus funciones, especificado los flujos de trabajo,  definido los objetivos que tienes que cumplir y te han provisto de los instrumentos necesarios para que realices teletrabajo. Ya sé que es mucho suponer, pero ¡hagamos el esfuerzo! Entonces.  ¿Como podemos ser nosotros los que consigamos ese espectacular incremento de productividad del que habla el INE?

Aquí te damos las claves, directamente recogidas de aquellas personas que llevan años teletrabajando.

1.- Fíjate unos horarios e intenta cumplirlos.

El trabajo es un pozo sin fondo, siempre se puede hacer algo más, el profesor Juan Manuel Rodrigo, dice que “Cualquier tarea que se aborde, tiende a ocupar todo el tiempo disponible que se tenga para realizarla” y así ocurre, si no te ponen o te pones límites. La idea es dedicarle a tu trabajo el mismo tiempo que dedicarías en la oficina. Fíjate unos horarios, dependiendo de tus circunstancias y cúmplelos lo mejor posible.

2.- Organiza tu trabajo.

Dedica un tiempo al principio del día, o  al final de la jornada anterior, a planificar lo que vas a hacer ese día. Si lo abordamos de una forma realista será mejor, ser demasiado ambicioso puede generar frustración por no alcanzar nunca nuestros objetivos. Deja siempre algún tiempo libre para imprevistos.

A grandes rasgos, podemos decir que hay tareas que requieren toda nuestra atención y fijar el foco en ellas fuera de distracciones. Hay  otras que es posible realizar con más “ruido ambiental”, por ejemplo, clasificación de correos, llamadas, contestar correos rutinarios, etc. Organízate a tal efecto, normalmente las primeras horas del día suelen ser las más productivas. Aíslate de distracciones y dedica unas cuantas horas a esas tareas. El resto del tiempo, a las tareas más rutinarias. Cada persona es distinta, así que dependerá de ti la forma de organizarte de la mejor manera posible.

Realiza pausas cada cierto tiempo, haz descansos a media mañana, tómate tu tiempo para comer, al final de tu jornada laboral, relájate, haz ejercicio, pasea, dedícate a tu actividad favorita o a tus obligaciones familiares.

3.- Espacio de trabajo.

Una de las ventajas de teletrabajar es que no tienes que desplazarte al centro de trabajo, hay mucha gente que en las grandes ciudades , emplea de una a dos horas en el transporte público o privado. A cambio, le “subarrendamos” (entre otras cosas) una parte de nuestra casa a la empresa. Lo ideal es tener un sitio dedicado exclusivamente a trabajar, con un sitio adecuado para instalar nuestros equipos, con luz natural, posibilidad de archivo, y que nos permita aislarnos. Muchas veces no tenemos esta posibilidad. Un amigo mío está trabajando en la cocina estos días, y le va bastante bien. ¡Haced lo que podáis!

4.- Equipo.

¡! Pantallas. El secreto está en las pantallas!!. Búscate un par de pantallas que te permitan trabajar con cuatro documentos al dividirlas. Hay gente que usa tres pantallas, dos conectadas a la torre del P.C. de sobremesa  y la del portátil. Si tienes un trabajo comercial, una Tablet, será un excelente apoyo para tus argumentos. Y el Smart phone, un complemento imprescindible si quieres ser un As de la productividad.

5.- Apóyate en aplicaciones de productividad…Pero no tengas miedo a las agendas analógicas.

Después de los paquetes de ofimática, y el correo electrónico, los paquetes de viedeoconferencias se han vuelto imprescindibles. Además, utiliza aplicaciones en la nube, para trabajo colaborativo y almacenamiento. Las aplicaciones de productividad personal que nos permiten tomar notas y hacer listas de tareas pendientes también te serán útiles. Mejor si son multiplataforma.

Calendario de Google, Google Drive, Zoom, Teams, DropBox, WeTransfer, Slack, Asana. Trello, Evernote, Todoist, Telegram, Office 365, Libre Office, y más. Hay tantas que será necesario un post para revisarlas a fondo. Por último, no le tengáis miedo al papel, si una agenda te resuelve la vida, pues úsala, el asunto es contar con un apoyo que te sirva y que te funcione.

6.- No pierdas el contacto con tus jefes compañeros y equipo.

Por mucho que nos digan, os cuento un secreto. El presentismo existe, y el criptopresentismo también. El caso es que además de hacer nuestras tareas competentemente, incrementar nuestra productividad, y reportar diligentemente, es conveniente para vuestro desarrollo profesional, seguir en contacto con vuestros jefes y poner en valor vuestro trabajo.

Lógicamente deberéis liderar vuestro equipo y mantener las relaciones con vuestros colegas. Ésto incrementa la productividad y la innovación según los estudios competentes en la materia. No solamente cuenta la organización formal, la informal también es muy importante, y es esencial mantenerla también en la modalidad de trabajo desde casa.

7.- Sé organizado con tus correos.

El correo electrónico es el “primus inter pares” de los medios de comunicación para el teletrabajo. Así que hay que ser ordenado en su archivo. Utiliza las posibilidades de clasificación automática o manual de tus correos. Una buena organización de los mismos te permitirá recuperar rápidamente los documentos correspondientes a cada proyecto.

8.- Cuida la seguridad.

Si fuésemos capaces de ver lo que está circulando estos días por WhatsApp o Viber, por los correos personales y de empresas, por las videoconferencias que hacemos con Zoom u otras aplicaciones, podríamos hacer cientos o miles de guiones para CSI Madrid, Better call Samuel,  para Plinio, el detective de Tomelloso, y seguramente hasta para Torrente. Así que lo mejor es que igual que vas a cuidar todas las cosas que hemos comentado anteriormente cuides tu seguridad encarecidamente. Programas antivirus, contratar buenos servicios en la nube con asistencia 24/7, y por supuesto, contar con conexiones VPN

Una red privada virtual, RPV, en inglésVirtual Private Network, VPN, permite comunicaciones seguras sobre una red pública o no controlada como es  Internet, y te permitirá conectarte de una forma segura desde tu casa a las bases de datos y a las aplicaciones propietarias de tu empresa, o desde un hotel a tu equipo doméstico

 

9.- Prueba con métodos de gestión del tiempo tipo Pomodoro, o basados en listas de tareas como  GTD.

La Técnica Pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Fue desarrollado por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980. Se usa un temporizador para dividir el tiempo en intervalos indivisibles, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros. Se pueden ajustar los tiempos a lo que funcione mejor para cada persona.

Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de  actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado ‘Organízate con eficacia’. Se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente. La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

10.- Utiliza tus interruptores emocionales.

Todos nos conocemos, conocemos nuestras fortalezas y virtudes, y nuestras debilidades y defectos. Debemos ser honestos y sinceros con nuestros compañeros, con nuestra empresa y sobre todo con nosotros mismos.

No todos tenemos  una gran autodisciplina y una fuerza de voluntad de acero al cromo con baño de rodio. Así que adelantaremos más, si utilizamos esos pequeños trucos que nos activan y en el momento de debilidad nos dan esa patada en nuestro hermoso trasero que necesitamos para levantarnos y ponernos a trabajar otra vez.

Y como todos somos distintos, lo que puede funcionar para algunos para otros puede que no, de todas formas comentaremos algunas pequeñas cosas que nos pueden venir bien.

Empieza el día con una pequeña pausa. Cinco o diez minutos antes de levantarte te permitirán despejarte, puedes pensar en cosas que te apetecería hacer después del trabajo, y seguir con los temas que te va a tocar abordar a lo largo del día. Una ducha por la mañana ayuda a despejar y activarse.

Vístete de una forma distinta a como sueles hacer para andar por casa. No hace falta ponerse chaqueta, nadie lo hace, pero si te pones una ropa cómoda e informal será una forma de separar el trabajo del descanso, y así no te hará falta cambiarte de ropa cuando tengas videoconferencia.

Busca la forma de organizarte que se acople mejor a tu manera de ser, usa las herramientas de productividad que se adapten mejor a tu estilo de trabajo. Selecciona las horas del día en el que consideres que puedes concentrarte mejor (mañana tarde o noche) y dedica esas horas al trabajo que requiera más concentración. Haz pausas periódicas y dos paradas más prolongadas en la mañana y la tarde. Dedica tiempo a la comida, una pequeña siesta le sienta bien a la productividad.

Establece rutinas. Nada es imposible de estandarizar en ese sentido, si eres capaz de repetir una rutina 30 días, al final verás cómo te acostumbras. Te cuesta lo mismo tener rutinas malas que buenas, así que procura desarrollar las buenas. Prémiate cuando hayas conseguido un éxito.

A todos nos gusta cumplir satisfactoriamente con nuestro trabajo. Eso tan mencionado de la satisfacción del deber cumplido. En definitiva, se trata de conseguir que puedas cumplir con tus deberes y conseguir hacerlo de la manera más adecuada posible. Eso será bueno para ti, para tu empresa y para la sociedad. Equilibrio y armonía.

Como complemento a nuestra investigación, hemos preparado una encuesta. Te agradeceríamos, que nos regalases una parte de tu tiempo cumplimentándola aquí

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